Gmail[2] est plus puissant que vous ne le pensez et ses fonctionnalités s'enrichissent presque chaque jour. Grâce à quelques astuces cachées pour utiliser Gmail, vous pouvez en faire un système de messagerie incroyablement robuste, capable de faire à peu près tout ce que vous attendez d'une application de gestion de messagerie payante.
De la création de modèles d'e-mails à l'utilisation d'alias, vous pouvez améliorer votre productivité en apprenant à personnaliser Gmail. Vous souhaitez disposer d'une fenêtre de temps plus longue pour annuler un envoi, créer des mises en page d'e-mails de marque, programmer des e-mails et même envoyer des messages périssables ? Gmail dispose d'une multitude de fonctionnalités géniales, mais largement méconnues.
Cette liste de 20 conseils et astuces Gmail vous permettra de rationaliser vos flux de travail, d'être plus en sécurité et d'accomplir davantage de tâches.
1. Créer des modèles de courrier électronique
La fonction de modèles d'e-mails de Gmail vous fait gagner un temps considérable, car vous n'avez plus besoin de taper vos e-mails encore et encore. Vous n'avez même pas besoin d'enregistrer le texte répété dans un fichier quelque part, puis de le copier-coller.
Voici comment procéder :
Ouvrir Gmail
Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée "Settings" dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur Afficher tous les paramètres, puis sur Avancé
Cliquez sur Activer à côté de Modèles
Ensuite, lorsque vous rédigez un e-mail, cliquez sur les trois points empilés dans le coin inférieur droit et choisissez Modèles. Vous pouvez enregistrer votre projet actuel en tant que modèle ou utiliser un modèle créé précédemment.
Créer des modèles de courrier électronique
2. Utiliser les modules complémentaires de Gmail pour décupler votre productivité
Les extensions et modules complémentaires de Gmail sont très puissants. Voici quelques-unes des meilleures :
Checker Plus for Gmail : lire et écouter les e-mails sans ouvrir l'application Gmail.
Email tracker pour Gmail : découvrez si vos destinataires ont lu vos e-mails.
RightInbox : suivre les courriels dans Gmail, programmer des rappels et créer des suivis automatiques.
Zoom pour Gmail : Lancez des réunions Zoom à partir de Gmail.
GMass: eigenlijk een Chrome-extensie voor Google[1] Spreadsheets, deze geeft je Gmail-account superkrachten voor bulkmailing.
Vous pouvez en trouver des dizaines d'autres en recherchant les mots "Gmail", "email" ou "mail" dans le Chrome Web Store.
3. Augmenter le temps d'annulation de l'envoi
"Attendez, je n'ai pas fait exprès d'envoyer ça !" Vous savez probablement déjà que vous pouvez annuler un message Gmail après l'avoir envoyé. Mais ce délai d'annulation vous semble un peu court ? Pas de problème ! Elle est normalement fixée à 5 secondes, mais vous pouvez l'augmenter à 30 secondes.
Il suffit de cliquer sur la petite roue de réglage en haut à droite, de faire défiler la page jusqu'à Annuler l'envoi et d'ajuster la durée.
4. Déléguez votre boîte de réception Gmail.com
Les assistants virtuels vous font gagner un temps considérable, mais vous ne souhaitez peut-être pas leur communiquer vos informations de connexion les plus importantes. Avec Gmail, vous n'avez pas à le faire. Il vous suffit de créer un compte délégué pour permettre à quelqu'un de lire, d'envoyer et de supprimer des messages, sans lui donner de droits d'administrateur.
Ajouter un représentant autorisé :
Allez dans Paramètres et cliquez sur l'onglet Comptes
Faites défiler vers le bas jusqu'à Accorder l'accès à votre compte
Sélectionnez Ajouter un autre compte
Saisissez l'adresse électronique du compte que vous souhaitez ajouter
Cliquez sur l'étape suivante, puis sur Envoyer un courrier électronique pour accorder l'accès.
5. Ajouter des fichiers directement à partir de Google Drive
"Hé, où est ce document ?" Ne cherchez plus vos fichiers lorsque vous envoyez un Gmail, car vous pouvez les joindre directement à partir de votre brouillon. Il vous suffit de commencer un brouillon et de cliquer sur l'icône de disque en bas de page. Vous pouvez trouver votre fichier à partir de là et éviter ainsi des étapes supplémentaires.
Ajouter des fichiers directement à partir de Google Drive
6. Programmer des e-mails
Gmail joue un rôle important en tant que plateforme personnelle de marketing par courriel grâce à la possibilité de programmer des courriels. Si vous souhaitez envoyer des lettres d'information mais que vous ne pouvez pas payer un programmateur d'e-mails distinct, Gmail est là pour vous aider. Il vous suffit de rédiger votre concept d'e-mail et, à côté du bouton bleu Envoyer, de cliquer sur la flèche vers le bas, puis de programmer l'envoi.
7. Créer des mises en page pour les courriels
Si vous êtes abonné à l'Espace de travail individuel, Gmail vous permet de créer de superbes mises en page d'e-mails à votre image (nous y reviendrons dans le conseil Gmail #15). (Commencez un brouillon et, en bas de page, cliquez sur Mise en page > Personnaliser le style et ajoutez des logos, des couleurs, des polices, des liens et des détails en bas de page. Vous pouvez également ajouter du texte, des images et des boutons.
8. Arrêter le spam avec des alias
Voici le dilemme : vous vous inscrivez à un compte en ligne avec votre adresse Gmail et, surprise, vous recevez de nombreux spams. Mettez fin à cette situation avec les alias Gmail. Le principe est le suivant : lorsque vous vous inscrivez à un compte en ligne, vous utilisez votre adresse Gmail, mais vous y ajoutez un signe plus et un identifiant.Par exemple, si votre adresse est janedoe@gmail.com et que vous vous inscrivez pour un compte Netflix, vous vous connectez avec janedoe+netflix@gmail.com. Tous les courriers électroniques générés par cette inscription seront toujours envoyés dans votre boîte de réception. Mais grâce à l'astuce ci-dessous, vous pouvez l'envoyer directement dans son propre dossier.
9. Organisez-vous avec des filtres intelligents
Gagnez du temps en plaçant les courriels entrants là où ils doivent être avant que vous ne les voyiez. Pour ce faire, créez une règle de filtrage :
Ouvrez votre boîte de réception Gmail
Tapez vos critères dans le champ de recherche situé en haut de la page.
Cliquez sur l'icône du filtre à droite
Choisissez Créer un filtre en bas de la fenêtre pop-up.
Sélectionnez ce que vous voulez que Gmail fasse avec les courriels qui répondent à vos critères.
Si vous combinez cette astuce Gmail avec la précédente, vous n'aurez bientôt presque plus d'e-mails indésirables, même si vous utilisez votre compte Gmail pour vous inscrire à de nouveaux comptes en ligne.
Organisez-vous avec des filtres intelligents
10. Utiliser des étiquettes pour trouver des postes
Imaginez la situation suivante : vous recherchez un courrier électronique concernant un projet particulier, mais vous ne vous souvenez pas de l'expéditeur ni de la date d'envoi. Vous essayez six recherches différentes, mais elles restent infructueuses et votre cou s'échauffe. Nous sommes tous passés par là, mais grâce aux étiquettes Gmail, vous pouvez facilement retrouver les messages électroniques liés à un projet ou à un sujet particulier.
Dans un courriel, cliquez sur l'icône de libellé en haut de la page, puis choisissez un libellé suggéré ou créez-en un nouveau. Vous pouvez également ajouter des étoiles de couleur à vos Gmails et les retrouver en cliquant sur l'icône étoile dans le menu de gauche au-dessus des messages importants.
11. Mettez votre signature Gmail à profit
Votre signature Gmail peut vendre pour vous. Gmail peut ajouter automatiquement une courte biographie, un lien vers un produit et d'autres informations utiles au bas de chaque e-mail que vous envoyez. Allez dans Paramètres > Afficher tous les paramètres > Signature et ajoutez du texte, des liens, des images et d'autres contenus.
Vous pouvez également rédiger une signature plus courte pour les réponses afin de ne pas perturber les longs fils de discussion par un contenu supplémentaire.
12. Lier d'autres comptes de messagerie à Gmail
Une fois que vous avez personnalisé, étiqueté et filtré votre interface Gmail comme vous le souhaitez, il est très pratique d'y acheminer tous vos courriels provenant de tous vos comptes de messagerie.
Cliquez sur Paramètres, puis sur Afficher tous les paramètres
Cliquez sur l'onglet Comptes
Sous Vérifier le courrier électronique d'autres comptes, ajoutez votre adresse électronique secondaire et vos données de connexion.
13. Utiliser les raccourcis Gmail
Accélérez vos flux de travail en utilisant les raccourcis clavier de Gmail. Sans cliquer, faire glisser ou taper de longues commandes, vous pouvez faire défiler les messages, rédiger des e-mails ou des messages instantanés, formater le texte, répondre et même créer vos propres raccourcis clavier pour les actions fréquemment utilisées.
14. Utiliser le mode confidentiel
Empêchez les personnes de transférer accidentellement vos courriels en mode confidentiel. Définissez des dates d'expiration pour les messages, révoquez l'accès aux courriels que vous avez envoyés par le passé ou protégez vos courriels par un mot de passe. Pour ce faire, vous devez être un utilisateur de l'espace de travail Google. (Si c'est le cas, allez dans Gmail > Paramètres utilisateur > Mode confidentiel, activez-le et enregistrez vos modifications.
15. Configurer Gmail pour les entreprises
Si vous n'utilisez que votre messagerie personnelle pour votre petite entreprise, vous ne profitez pas de toute la puissance de Gmail. Avec l'espace de travail, vous bénéficiez de fonctionnalités commerciales et de collaboration supplémentaires pour l'ensemble de Google Drive. Par exemple, vous pouvez envoyer des e-mails de marque, accéder à des intégrations CRM et à une console de gestion Workspace.
Créez un compte Google Workspace ici.
16. Couper le son des appels
"Encore un e-mail de ce fil de discussion inutile". Vous pouvez mettre en sourdine les fils de discussion que vous ne jugez pas importants sans bloquer les expéditeurs. Une fois la mise en sourdine effectuée, Gmail archive automatiquement tous les messages passés et futurs de cette conversation. Dans l'e-mail, cliquez sur les trois points empilés verticalement et sélectionnez Couper le son.
17. Utiliser la recherche avancée de Gmail
La recherche d'un courrier électronique spécifique peut s'apparenter à la recherche d'une aiguille dans une botte de foin numérique. La recherche avancée dans Gmail résout ce problème. Vous pouvez rechercher des messages électroniques à l'aide de différents opérateurs de recherche, tels que des expéditeurs, des destinataires, des dates, des sujets, du texte principal, des étiquettes, des pièces jointes, des types de fichiers joints ou des dossiers. Il vous suffit d'ouvrir Gmail et de cliquer sur l'icône de filtre à droite du champ de recherche.
Utiliser la recherche avancée de Gmail
18. Suivi des applications couplées
Il est facile d'autoriser l'accès à votre compte Gmail pour des applications tierces, telles que des applications sportives ou professionnelles. Pour gérer, supprimer ou suivre les applications auxquelles vous avez accordé l'accès, accédez à la section Sécurité de votre compte Google et faites défiler jusqu'à Applications tierces avec accès au compte.
19. faciliter le désabonnement
Presque tous les courriels de masse comportent un lien de désabonnement. Si vous cherchez "unsubscribe" dans vos courriels, vous verrez tous les courriels indésirables dont vous pouvez vous désabonner. Tout d'abord, sélectionnez Boîte de réception dans le menu déroulant de la recherche avancée afin d'éviter de voir les messages qui se trouvent déjà dans votre dossier de courrier indésirable.
20. Snooze Gmail pour en faire plus
Il arrive que vous ne puissiez pas répondre immédiatement à un courriel, mais vous ne voulez pas qu'il tombe entre deux barres. Vous pouvez mettre un e-mail en veilleuse en cliquant sur l'icône de l'horloge située à droite de l'e-mail dans votre boîte de réception. Choisissez ensuite une heure à laquelle Gmail le portera à nouveau à votre attention.
FR 
NL 
EN 
PT