Solutional new logo (1)

20 Handige gmail tips & tricks om tijd te besparen in 2024

Een laptop wordt omringd door e-mailpictogrammen met handige Gmail-tips voor 2023.

Gmail[2] is krachtiger dan je denkt en krijgt bijna elke dag meer functies. Met een paar verborgen tips voor het gebruik van Gmail kun je er een ongelooflijk robuust e-mailsysteem van maken dat zo ongeveer alles doet wat je van een betaalde app voor e-mailbeheer mag verwachten.
Van het maken van e-mailsjablonen tot het gebruik van aliassen, u kunt uw productiviteit vergroten door Gmail te leren aanpassen. Wilt u een langer tijdvenster voor het ongedaan maken van verzending, merkgebonden e-maillay-outs maken, e-mails plannen en zelfs bederfelijke berichten verzenden? Gmail heeft stapels mooie – maar grotendeels onbekende – functies.

Gebruik deze lijst met 20 oogverblindende Gmail-tips en -trucs om uw workflows te stroomlijnen, veiliger te blijven en nog veel meer gedaan te krijgen.

1. Maak e-mailsjablonen

De functie voor e-mailsjablonen van Gmail bespaart u enorm veel tijd, waardoor u niet steeds opnieuw e-mails hoeft te typen. U hoeft niet eens herhaalde tekst ergens in een bestand op te slaan en erin te kopiëren en te plakken.
Hier is hoe het te doen:
Gmail openen
Klik op het tandwielpictogram Instellingen in de rechterbovenhoek
Klik op Alle instellingen bekijken en vervolgens op Geavanceerd
Klik naast Sjablonen op Inschakelen
Wanneer u vervolgens een e-mail schrijft, klikt u op de drie gestapelde stippen in de rechterbenedenhoek en kiest u Sjablonen. U kunt uw huidige concept opslaan als een sjabloon of een eerder gemaakt sjabloon gebruiken.
E-mailsjablonen maken

2. Gebruik Gmail-add-ons om uw productiviteit tien keer zo hoog te maken

Gmail-extensies en add-ons zijn erg krachtig. Hier zijn een paar van de beste:
Checker Plus voor Gmail: lees en luister naar e-mails zonder de Gmail-app te openen.
E-mailtracker voor Gmail: ontdek of uw ontvangers uw e-mails hebben gelezen.
RightInbox: volg e-mails in Gmail, stel herinneringen in en creëer automatische follow-ups.
Zoom voor Gmail: Start Zoom-vergaderingen vanuit Gmail.
GMass: eigenlijk een Chrome-extensie voor Google Spreadsheets, deze geeft je Gmail-account superkrachten voor bulkmailing.
U kunt er nog tientallen vinden door in de Chrome Web Store te zoeken naar de woorden ‘Gmail’, ‘e-mail’ of ‘mail’.

3. Verhoog de tijd voor het ongedaan maken van verzenden

“Wacht, het was niet mijn bedoeling om dat te sturen!” Je weet waarschijnlijk al dat je een Gmail-bericht ongedaan kunt maken nadat je het hebt verzonden. Maar lijkt dat tijdvenster voor ongedaan maken iets te kort? Geen probleem! Het is normaal gesproken ingesteld op 5 seconden, maar je kunt het verhogen tot 30 seconden.

Klik gewoon op het kleine instellingenwiel rechtsboven, scrol omlaag naar Verzenden ongedaan maken en pas de tijd aan.

4. Delegeer uw Gmail.com-inbox

Virtuele assistenten besparen enorm veel tijd, maar u wilt ze misschien niet uw belangrijkste inloggegevens geven. Met Gmail hoeft u dat niet te doen. Maak gewoon een gedelegeerd account aan om iemand berichten te laten lezen, verzenden en verwijderen – zonder ze beheerdersrechten te geven.
Een gemachtigde toevoegen:
Ga naar Instellingen en klik vervolgens op het tabblad Accounts
Scrol omlaag naar Toegang verlenen tot uw account
Selecteer Nog een account toevoegen
Voer het e-mailadres in van het account dat u wilt toevoegen
Klik op Volgende stap en vervolgens op E-mail verzenden om toegang te verlenen

5. Voeg bestanden rechtstreeks toe vanuit Google Drive

“Hé, waar is dat document?” Sla het zoeken naar bestanden over wanneer u een Gmail verzendt door bestanden rechtstreeks vanuit uw e-mailconcept bij te voegen. Start gewoon een concept en klik onderaan op het schijfpictogram. U kunt uw bestand van daaruit vinden en extra stappen uitknippen.
Voeg bestanden rechtstreeks toe vanuit Google Drive

6. Plan e-mails in

Gmail speelt een serieuze rol als persoonlijk e-mailmarketingplatform met de mogelijkheid om e-mails in te plannen. Als u nieuwsbrieven wilt verzenden, maar niet helemaal kunt betalen voor een afzonderlijke e-mailplanner, heeft Gmail u gedekt. Schrijf gewoon uw e-mailconcept en klik naast de blauwe knop Verzenden op de pijl-omlaag en vervolgens op Verzenden plannen.

7. Maak email-layouts

Als je een Workspace Individual-abonnee bent, kun je met Gmail prachtige e-maillay-outs met je merknaam maken. (Meer daarover hieronder in Gmail-tip #15.) Start een concept en klik onderaan op Lay-outs > Stijl aanpassen en voeg logo’s, kleuren, lettertypen, links en voettekstdetails toe. U kunt ook tekst, afbeeldingen en knoppen toevoegen.

8. Stop spam met aliassen

Hier is het dilemma: u meldt zich aan voor een online account met uw Gmail-adres en vervolgens ontvangt u – verrassing – veel spam-e-mails. Maak daar een einde aan met Gmail-aliassen. Het werkt als volgt: wanneer u zich aanmeldt voor een online account, gebruikt u uw Gmail-adres, maar voegt u een plusteken en een identificatie toe.
Als uw adres bijvoorbeeld janedoe@gmail.com is en u zich aanmeldt voor een Netflix-account, meldt u zich aan met janedoe+netflix@gmail.com. Alle e-mail die door die aanmelding wordt gegenereerd, gaat nog steeds naar uw inbox. Maar met onderstaande tip kun je hem direct naar zijn eigen map sturen.

9. Organiseer met slimme filters

Bespaar tijd door inkomende e-mails daar te plaatsen waar ze horen voordat u ze ziet. Maak hiervoor een filterregel:
Open je Gmail-inbox
Typ uw criteria in het zoekvak bovenaan
Klik op het filterpictogram aan de rechterkant
Kies Filter maken onderaan de pop-up
Selecteer wat u wilt dat Gmail doet met e-mails die aan uw criteria voldoen
Als je deze Gmail-tip combineert met die hierboven, heb je al snel bijna geen ongewenste e-mail meer, ook al gebruik je je Gmail-account om je aan te melden voor nieuwe online accounts.
Organiseer met slimme filters

10. Gebruik labels om berichten te vinden

Stel je voor: je bent op zoek naar een e-mail over een bepaald project, maar je weet niet meer wie het heeft verzonden of wanneer. U probeert 6 verschillende zoekopdrachten, maar uw zoekopdracht is vruchteloos en uw nek wordt warm en prikkelend. We zijn er allemaal geweest, maar met Gmail-labels kun je gemakkelijk e-mails vinden die betrekking hebben op een bepaald project of onderwerp.
Klik vanuit een e-mail op het labelpictogram bovenaan en kies vervolgens een voorgesteld label of maak een nieuw label. Je kunt ook gekleurde sterren aan je Gmails toevoegen en ze vervolgens vinden door op het pictogram met ster in het linkermenu boven Belangrijke berichten te klikken.

11. Zet je Gmail-handtekening aan het werk

Uw Gmail-handtekening kan voor u verkopen. Gmail kan automatisch een korte biografie, productlink en andere nuttige informatie toevoegen onderaan elke e-mail die u verzendt. Ga naar Instellingen > Alle instellingen bekijken > Handtekening en voeg tekst, links, afbeeldingen en andere inhoud toe.
U kunt ook een kortere handtekening voor antwoorden schrijven, zodat u geen lange e-mailthreads met extra inhoud verstoort.

12. Koppel andere e-mailaccounts aan Gmail

Zodra u uw Gmail-interface hebt aangepast, gelabeld en gefilterd zoals u dat wilt, is het zo handig om al uw e-mails van al uw e-mailaccounts er doorheen te leiden.
Klik op Instellingen en vervolgens op Alle instellingen bekijken
Klik op het tabblad Rekeningen
Voeg onder E-mail van andere accounts controleren uw secundaire e-mailadres en aanmeldingsgegevens toe

13. Gebruik Gmail-sneltoetsen

Versnel uw e-mailworkflows door Gmail-sneltoetsen te gebruiken. Zonder te klikken, slepen of lange opdrachten te typen, kunt u door berichten bladeren, e-mails of chatberichten opstellen, tekst opmaken, antwoorden en zelfs uw eigen sneltoetsen maken voor veelgebruikte acties.

14. Gebruik de vertrouwelijke modus

Voorkom dat mensen uw e-mail per ongeluk doorsturen met de vertrouwelijke modus. Stel vervaldatums in voor berichten, trek de toegang tot e-mails die u in het verleden hebt verzonden in of beveilig uw e-mails met een wachtwoord. Hiervoor moet u een Google Workspace-gebruiker zijn. (Zie tip 15 hieronder.) Als dat het geval is, gaat u naar Gmail > Gebruikersinstellingen > Vertrouwelijke modus, schakelt u deze in en slaat u uw wijzigingen op.

15. Stel Gmail voor bedrijven in

Als u alleen persoonlijke Gmail gebruikt voor uw kleine bedrijf, maakt u niet optimaal gebruik van de volledige kracht van Gmail. Met Workspace krijg je meer zakelijke en samenwerkingsfuncties voor heel Google Drive. U kunt bijvoorbeeld merkgerelateerde e-mails verzenden en toegang krijgen tot CRM-integraties en een Workspace-beheerconsole.
Meld u hier aan voor een Google Workspace-account.

16. Demp gesprekken

“Ugh, nog een e-mail van die nutteloze thread.” U kunt e-mailthreads dempen die u niet belangrijk vindt zonder de afzenders te blokkeren. Eenmaal gedempt, archiveert Gmail automatisch alle eerdere en toekomstige e-mails van dat gesprek. Klik in de e-mail op de drie verticaal gestapelde stippen en selecteer Dempen.

17. Gebruik Gmail geavanceerd zoeken

Het vinden van een specifieke e-mail kan aanvoelen als het zoeken naar een speld in een digitale hooiberg. Geavanceerd zoeken in Gmail lost dat op. U kunt e-mails zoeken met verschillende zoekoperators, zoals specifieke afzenders, ontvangers, datums, onderwerpen, hoofdtekst, labels, bijlagen, bijgevoegde bestandstypen of mappen. Open gewoon Gmail en klik op het filterpictogram aan de rechterkant van het zoekvak.
Gebruik Gmail geavanceerd zoeken

18. Houd gekoppelde apps in de gaten

Het is gemakkelijk om toegang te verlenen tot uw Gmail-account voor apps van derden, zoals sport-, sport- of zakelijke apps. Om de apps waartoe u toegang hebt verleend te beheren, te verwijderen of bij te houden, gaat u naar het gedeelte Beveiliging van uw Google-account en scrolt u naar Apps van derden met accounttoegang.

19. Uitschrijven makkelijker

Bijna alle bulk-e-mail heeft een afmeldlink, dus als u in uw e-mails zoekt naar ‘afmelden’, ziet u alle ongewenste e-mail waarvoor u zich momenteel kunt afmelden. Selecteer eerst Inbox in het vervolgkeuzemenu voor geavanceerd zoeken om te voorkomen dat u de berichten die al in uw map met ongewenste e-mail staan, ziet.

20. Snooze Gmail om meer gedaan te krijgen

Soms kunt u een e-mail niet meteen beantwoorden, maar u wilt niet dat deze tussen wal en schip valt. U kunt een e-mail snoozen door op het klokpictogram aan de rechterkant van de e-mail in uw inbox te klikken. Kies vervolgens een tijdstip waarop Gmail het weer onder uw aandacht brengt.

Overzicht

Gmail is een ongelooflijk krachtige e-mailservice met tientallen handige, verborgen functies. Haal het meeste uit uw e-mails door de handige Gmail-trucs hierboven te gebruiken. Deze tips gaan lichtjaren verder dan markeren als gelezen en verzenden en archiveren, zodat u handige e-mailsjablonen, Gmail-extensies, aliassen, gedelegeerde accounts, lay-outs, labels en filters kunt gebruiken.

Terms definitions
1. Google ( Google ) Google is a globally recognized technology company, primarily known for its search engine. Founded in 1998 by Larry Page and Sergey Brin, the company has grown vastly, diversifying into various tech-related sectors. Google provides a broad spectrum of products and services, including Gmail, Maps, Cloud, YouTube, and Android. It also produces hardware like Pixel smartphones and Chromebooks. The company, now a part of Alphabet Inc. since 2015, is renowned for its innovation and workplace culture, encouraging employees to work on personal projects. Despite facing various legal and ethical issues, Google continues to impact the tech industry with its innovations and technical advancements, such as the development of Android OS and the acquisition of AI-focused companies.
2. Gmail ( Gmail ) Gmail is an email service developed by Google, providing users with robust storage, advanced features, and tight security. Its storage capacity has evolved from 1GB in 2004 to a combined 15GB with Google Drive in 2012, with options to expand up to 2TB via Google One. Gmail supports sending attachments up to 25MB and receiving up to 50MB, with options to send larger files via Google Drive integration. The service emphasizes a search-oriented, minimalist design featuring conversation threading, labels, and filters. Gmail has undergone several interface updates, with features like Confidential mode, two-factor authentication, and smart features like Smart Compose and Smart Reply. It employs strong encryption measures and machine learning-based anti-phishing technologies, alongside two-step verification for enhanced account security. Gmail is compatible with modern web browsers and has native apps for iOS and Android. Integration with various Google products and support for 72 languages make it a versatile communication tool. Mobile updates and continuous security monitoring ensure a safe and user-friendly experience.

Recente artikels

Sharing is caring

Avast promo backup pro 17
PROMO -30% AVAST BACKUP PRO
Avast PROMO -30% Uninstaller
PROMO -30% AVAST UNINSTALLER
Avast promo Winoptimizer
PROMO -30% AVAST WINOPTIMIZER
Avast promo office
PROMO -30% AVAST OFFICE

Wil je graag nog meer gratis tips & software?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief voor KMO's

en dont worry … we gaan je mailbox niet spammen , maximum 1 mail elke 14 dagen :)

nl_BENL
Scroll naar boven